Wer für das Land Rheinland-Pfalz arbeitet, rechnet notwendige Reisekosten für berufliche Wege außerhalb der Dienststätte nach dem Landesreisekostengesetz (LRKG) ab. Die Dienstreise muss vorher angeordnet oder genehmigt werden. Außerdem muss das Verkehrsmittel wirtschaftlich sein und der Antrag fristgerecht eingehen. Für private Pkw gelten 18 Cent je Kilometer ohne triftigen Grund und 28 Cent mit triftigem Grund.
Für bestimmte Beamtinnen und Beamte sowie Richterinnen und Richter des Landes gilt das LRKG direkt. Für Beschäftigte mit privatrechtlichem Arbeitsvertrag gelten die Regeln des jeweiligen Tarifvertrags. Dienstreisen von Kommunen und Reisen in der Privatwirtschaft fallen nicht automatisch unter das Gesetz.
Für wen das LRKG gilt
Das Gesetz gilt direkt für Beamtinnen und Beamte sowie Richterinnen und Richter im Landesdienst. Es gilt unter anderem auch für bestimmte abgeordnete Personen. Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Auszubildende und weitere Beschäftigte des Landes gelten die Reisekostenregeln aus den Tarifverträgen.
Die Tätigkeit im öffentlichen Dienst allein genügt nicht, damit das LRKG gilt. Wer bei einer Kommune, einem anderen öffentlichen Arbeitgeber oder einem privaten Unternehmen arbeitet, sollte die eigene Dienst- oder Tarifregelung prüfen.
Vor der Reise genehmigen lassen
Eine Dienstreise findet statt, wenn Beschäftigte für ein Dienstgeschäft die Dienststätte verlassen. Sie muss grundsätzlich vorher schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt werden. Die zuständige Stelle prüft, ob die Reise notwendig ist und ob sich das Dienstgeschäft günstiger erledigen lässt. Dauer und Ablauf der Reise sollen auf das notwendige Maß beschränkt bleiben.
Öffentliche Verkehrsmittel mit regelmäßigem Fahrplan haben grundsätzlich Vorrang. Berücksichtigen Sie auch Umwelt- und Klimagesichtspunkte. Klären Sie vor der Buchung, ob ein Dienstfahrzeug verfügbar ist und welche Verkehrsmittel die zuständige Stelle anerkennt. Prüfen Sie außerdem:
- Ist das Dienstgeschäft vor Ort erforderlich?
- Liegt die nötige Genehmigung vor?
- Gibt es ein kostenlos verfügbares Dienstfahrzeug?
- Ist ein privates Fahrzeug ausdrücklich genehmigt?
- Sind Strecke, Buchung und Reiseklasse dienstlich notwendig und wirtschaftlich?
Wer für die Nutzung eines privaten Pkw den höheren Kilometersatz beantragen will, braucht dafür eine vorherige Genehmigung. Für bestimmte Reisen ist keine Genehmigung nötig, etwa bei Fahrten innerhalb des Dienst- oder Wohnorts oder wenn sich das Dienstgeschäft nicht vorher anordnen lässt. Fragen Sie bei Unklarheiten vorher bei der Reisekostenstelle nach.
Fahrtkosten richtig abrechnen
Bei Bahn und anderen regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln werden grundsätzlich notwendige Fahrkosten der niedrigsten Klasse erstattet. Für eine Bahnfahrt zu einem Geschäftsort außerhalb von Rheinland-Pfalz sieht das LRKG bei einer Reisezeit von mindestens drei Stunden die nächsthöhere Klasse vor. Eine höhere Klasse kann außerdem bei triftigem Grund in Betracht kommen, wenn die zuständige Stelle sie anerkennt.
Bei notwendigen Flugreisen gilt grundsätzlich die niedrigste Klasse; Ermäßigungen und Vergünstigungen müssen berücksichtigt werden, kostenlose Beförderung wird nicht erstattet. Wer von den üblichen Vorgaben abweichen möchte, sollte die Notwendigkeit vorher klären und die Genehmigung dokumentieren.
Die Erstattung für gefahrene Kilometer hängt bei einem privaten Fahrzeug vom Fahrzeugtyp ab und davon, ob die zuständige Stelle einen triftigen Grund anerkennt:
| Verkehrsmittel oder Umstand | Erstattung je Kilometer |
|---|---|
| Privater Pkw mit triftigem Grund | 0,28 € |
| Privater Pkw ohne triftigen Grund | 0,18 € |
| Zweirädriges Kraftfahrzeug mit triftigem Grund | 0,15 € |
| Zweirädriges Kraftfahrzeug ohne triftigen Grund | 0,10 € |
| Privates Fahrrad | 0,05 € |
| Mitnahme einer Person aus dienstlichem Grund | zusätzlich 0,02 € je Person |
Ein triftiger Grund für die Pkw-Nutzung liegt zum Beispiel vor, wenn die Fahrt viel Zeit spart oder der Zielort mit öffentlichen Verkehrsmitteln schlecht erreichbar ist. Auch eine gebildete, wirtschaftliche Fahrgemeinschaft zählt dazu. Das gilt ebenfalls, wenn umfangreiche dienstliche Unterlagen transportiert werden müssen. Die zuständige Stelle entscheidet, ob sie den Grund anerkennt. Ohne triftigen Grund gilt der niedrigere Satz. Parkgebühren werden dann nicht erstattet.
Grundsätzlich wird die kürzeste verkehrsübliche Straßenverbindung zugrunde gelegt. Eine längere Strecke wird berücksichtigt, wenn sie angeordnet wurde oder ein notwendiger Umweg begründet ist. Beginnt oder endet die Reise an der Wohnung, kann die Erstattung auf den Betrag begrenzt werden, der bei Beginn oder Ende an der Dienststätte entstanden wäre.
Die Pkw-Sätze von 15 und 25 Cent je Kilometer, die in älteren Informationen auftauchen, sind überholt. Die Erhöhung auf 18 beziehungsweise 28 Cent trat am 8. Juli 2023 in Kraft.
Tagegeld und Verpflegung
Das Tagegeld deckt den Verpflegungsmehraufwand pauschal ab; einzelne Restaurantrechnungen ersetzt es nicht. Für Inlandsreisen gelten folgende Beträge:
| Abwesenheit | Tagegeld |
|---|---|
| Mehr als 8 Stunden, aber weniger als 14 Stunden | 8 € |
| Mindestens 14 Stunden, aber kein voller Kalendertag | 14 € |
| Voller Kalendertag | 24 € |
Die Abwesenheitsdauer mehrerer Dienstreisen an einem Kalendertag kann zusammengerechnet werden. Für Dienstreisen am Dienstort gilt bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden ein gemindertes Tagegeld von 2,05 Euro. Für Auslandsreisen gelten abweichende Sätze.
Stellt der Dienstherr oder eine dritte Stelle Mahlzeiten bereit, wird das Tagegeld gekürzt: um 20 Prozent für ein Frühstück und um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen. Deshalb sollten bereitgestellte Mahlzeiten in der Abrechnung angegeben werden. Außerdem kann eine Zahlung steuerliche Folgen haben, wenn sie den maßgeblichen steuerlichen Freibetrag übersteigt.
Übernachtungs- und Nebenkosten
Die zuständige Stelle erstattet notwendige Übernachtungskosten, wenn Sie diese nachweisen oder sie den Betrag vorher anerkannt hat. Eine allgemeine Hotelpauschale gibt es nicht. Stimmen Sie die Kosten vor der Buchung mit der zuständigen Stelle ab und bewahren Sie die Rechnung auf.
Sind Frühstück oder andere Verpflegungskosten im Zimmerpreis enthalten, kann das Tagegeld gekürzt werden. Die Aufstellung einer Pauschalrechnung sollte zeigen, welche Kosten für Unterkunft und welche für Verpflegung anfallen.
Auch notwendige Nebenkosten können erstattungsfähig sein. Dazu zählen zum Beispiel Straßen-, Brücken- und Fährgebühren, dienstliche Telefonate, Zimmerreservierungen oder die dienstliche Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck. Parkgebühren kommen insbesondere bei einer genehmigten Pkw-Nutzung aus triftigem Grund in Betracht. Kreditkartenkosten, Trinkgelder und Bewirtung werden grundsätzlich nicht erstattet. Das gilt auch für Geldbußen und private Ausgaben. Für jede Ausgabe sollte erkennbar sein, warum sie für das Dienstgeschäft notwendig war.
Antrag und Belege fristgerecht einreichen
Der Antrag auf Erstattung der Reisekosten muss der zuständigen Behörde innerhalb von sechs Monaten nach Ende der Dienstreise schriftlich oder elektronisch vorliegen. Die Frist beginnt grundsätzlich am Tag nach dem Ende der Reise. Wird diese Ausschlussfrist versäumt, geht der Anspruch auf die betreffende Erstattung grundsätzlich verloren. Für Kosten der Reisevorbereitung, wenn die Reise nicht stattfindet, gelten besondere Fristen.
Laut Landesamt für Finanzen müssen Sie bei einer elektronischen Abrechnung über das Reisekostenportal IPEMA die Belege zunächst nicht unbedingt mit dem Antrag einreichen. Die Abrechnungsstelle kann Nachweise noch bis zu sechs Monate nach Antragstellung anfordern. Reichen Sie angeforderte Belege nicht innerhalb von drei Monaten ein, kann die Abrechnungsstelle die betreffenden Ausgaben ablehnen. Bei einer Abrechnung auf Papier müssen Sie die Ausgaben mit Belegen nachweisen.
Auch bei einem elektronischen Antrag sollten Sie Buchungsbestätigungen, Rechnungen und Nachweise zu besonderen Umständen aufbewahren. Bewahren Sie diese besonders zur Begründung einer Pkw-Nutzung, eines notwendigen Umwegs oder einer dienstlich erforderlichen Nebenausgabe auf. Bei einer Sammel- oder Pauschalrechnung sollten die einzelnen Kosten erkennbar sein.
Fehler bei der Reisekostenabrechnung vermeiden
Ein häufiger Fehler ist, die Reise erst nachträglich genehmigen zu lassen. Wer ein privates Fahrzeug nutzen oder eine höhere Reiseklasse buchen will, sollte vorher die Zustimmung einholen. So ist vor der Buchung klar, welche Kosten anerkannt werden.
Beschäftigte sollten die geltenden Kilometerbeträge prüfen und keine älteren Werte aus früheren Informationen übernehmen. Bei einer Pkw-Abrechnung sind die gefahrene Strecke und gegebenenfalls der triftige Grund nachvollziehbar zu dokumentieren. Wer die Sechsmonatsfrist verpasst oder angeforderte Belege zu spät einreicht, riskiert den Verlust der Erstattung.
