Für private Steuerbelege gilt meist keine allgemeine Aufbewahrungsfrist von sechs, acht oder zehn Jahren. Bewahren Sie Nachweise mindestens bis zum Ablauf der Einspruchsfrist für den Steuerbescheid auf. Läuft ein Verfahren, behalten Sie die zugehörigen Unterlagen bis zu dessen Abschluss.
Für Unternehmen hängt die Aufbewahrungsfrist von der Dokumentart ab: Bestimmte Buchführungsunterlagen müssen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und weitere Geschäftsunterlagen sechs Jahre aufbewahrt werden. Diese Fristen gelten nicht pauschal für private Belege.
Private Steuerbelege aufbewahren
Heben Sie Belege zu Ausgaben, die Sie in der Steuererklärung geltend gemacht haben, bis zum Ablauf der Einspruchsfrist auf. Maßgeblich ist die Frist, die für Ihren Steuerbescheid gilt. Läuft ein Einspruchs- oder Klageverfahren, bewahren Sie die dazugehörigen Nachweise bis zum Abschluss auf. Das gilt auch, wenn das Finanzamt weitere Unterlagen anfordert.
Belege, die mehrere Jahre betreffen, sollten ebenfalls länger aufbewahrt werden. Ein Nachweis für eine fortlaufende Zahlung oder einen über mehrere Jahre geltend gemachten Aufwand lässt sich nicht immer eindeutig einem einzelnen Steuerjahr zuordnen.
Für nicht eingereichte Spendenbescheinigungen empfiehlt das Finanzamt München, sie bis ein Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids aufzubewahren. Wenn eine andere gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt, müssen Sie diese beachten. Steuerbescheide selbst sollten Sie für spätere Nachweise länger behalten. Eine allgemeine gesetzliche Zehnjahrespflicht für private Steuerbescheide gibt es jedoch nicht.
Zweijahresfrist für Grundstücksrechnungen
Für bestimmte Rechnungen über Arbeiten an einem Grundstück gilt auch bei Privatpersonen eine gesetzliche Zweijahresfrist. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom 6. Juni 2022 müssen Sie daher bis zum 31. Dezember 2024 aufbewahren. Die Pflicht betrifft bestimmte Leistungen am Grundstück; nicht jeder Beleg rund ums Haus fällt automatisch darunter.
Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen
Für Unternehmen und andere Buchführungspflichtige hängt die Frist von der Art des Dokuments ab. § 147 der Abgabenordnung unterscheidet vor allem diese Kategorien:
| Frist | Typische Unterlagen |
|---|---|
| 10 Jahre | Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und erforderliche Organisationsunterlagen |
| 8 Jahre | Buchungsbelege, darunter grundsätzlich Rechnungen |
| 6 Jahre | Sonstige erfasste Unterlagen, zum Beispiel empfangene oder versandte Geschäftsbriefe |
Eine Rechnung ist in der Regel ein Buchungsbeleg und fällt damit unter die achtjährige Frist. Für einen anderen Geschäftsbrief kann die sechsjährige Frist gelten. Entscheidend ist also, welche Aufgabe ein Dokument in der Buchführung oder im Geschäftsverkehr erfüllt.
Die Fristen gelten für die erfassten betrieblichen Unterlagen. Übertragen Sie die Sechs-, Acht- und Zehnjahresregeln nicht pauschal auf sämtliche Unterlagen einer selbstständigen Person oder auf private Steuerbelege.
Aufbewahrungsfrist berechnen
Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der maßgebliche Vorgang stattgefunden hat. Bei einem Buchungsbeleg zählt zum Beispiel das Jahr, in dem er entstanden ist. Bei Geschäftsbriefen zählt das Jahr des Empfangs oder Versands.
Zum 1. Januar 2026 dürfen Sie Unterlagen aus diesen Jahrgängen grundsätzlich vernichten:
| Frist | Jahrgänge, die seit dem 1. Januar 2026 grundsätzlich vernichtet werden dürfen |
|---|---|
| 10 Jahre | 2015 und früher |
| 8 Jahre | 2017 und früher |
| 6 Jahre | 2019 und früher |
Die Tabelle ist ein Richtwert. Prüfen Sie vor dem Löschen, ob die Unterlagen noch gebraucht werden. Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für eine Steuer noch offen ist. Das ist der Zeitraum, in dem das Finanzamt die Steuer noch festsetzen darf. Auch ein laufendes Verfahren oder eine Außenprüfung, also eine Prüfung durch das Finanzamt, kann die Aufbewahrung verlängern.
Steuerunterlagen vor dem Vernichten prüfen
Prüfen Sie vor dem Entsorgen, ob die Unterlagen noch für einen offenen steuerlichen Vorgang gebraucht werden. Das gilt insbesondere bei einer begonnenen Außenprüfung, einem vorläufigen Steuerbescheid, einem Einspruch oder einer Klage. Bewahren Sie die Nachweise außerdem weiter auf, wenn das Finanzamt einen Antrag noch bearbeitet oder Ermittlungen in einer Steuerstrafsache laufen.
Auch nach Ablauf der steuerlichen Frist kann ein Dokument als Beweis für einen anderen Anspruch wichtig bleiben. Das betrifft zum Beispiel Unterlagen, die Sie für einen Vertrag, eine Zahlung oder einen späteren Nachweis benötigen. Bewahren Sie solche Dokumente so lange auf, wie der konkrete Anspruch noch relevant ist.
Geschäftliche Unterlagen digital speichern
Ein Scan allein reicht nicht, um ein Papierdokument ordnungsgemäß digital zu archivieren. Für viele Unterlagen erlaubt § 147 der Abgabenordnung die Speicherung als Bild- oder Datenträger. Je nach Dokument muss die digitale Kopie dem Original optisch oder inhaltlich entsprechen. Während der gesamten Aufbewahrungsfrist müssen die Dateien verfügbar und lesbar sein; steuerlich relevante Daten müssen außerdem mit einem Computer auswertbar bleiben.
Für bestimmte Unterlagen gelten Ausnahmen von der digitalen Aufbewahrung, darunter Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen. Dokumente, die von Anfang an digital erstellt oder empfangen wurden, sollten digital bleiben. Drucken Sie sie nicht einfach aus und löschen Sie dann die Datei. Legen Sie fest, wie Sie geschäftliche Unterlagen während der gesamten Frist lesbar, abrufbar und unverändert halten.
